מגזין עסקים בכושר
  • שי אלנקרי

סטודיו של אדם 1: איך להוריד מבעל העסק שעות ולהישאר בחיים?



דמיינו סיטואציה: אתם פותחים סטודיו לאימוני כושר כאשר בשלב ראשון אתם עושים הכל מהכל, החל משיווק, ניהול, מכירות, שימור, כספים ו...כמובן מעבירים אימונים. בקיצור, מאמנים מבוקר ועד ערב. אחרי תקופה אתם כבר מרגישים שחיקה ועומס. מרגישים שאתם סוחבים הכל על הגב שלכם או נמצאים בתחרות משיכת חבל מול 10 אנשים.



זה מרגיש שזה כבר בלתי אפשרי לאמן מבוקר ועד ערב לצד קליטה של לקוחות חדשים, דאגה ללקוחות קיימים, גביית כספים, הכנת אימונים, שיווק, תקנונים ועוד...ואז, דולקת בראשכם המחשבה: 'אביא מישהו למשרד שיוריד ממני את ההתעסקויות השוטפות ואכניס מאמן או מאמנת חדשים לצוות'.



עד פה, מדובר בהליך טבעי לחלוטין של בעל עסק שרוצה לצמוח ולהתפנות לשאר הדברים הקשורים בהתפתחות העסק. כאשר בעל העסק עובד בעסק ולא על העסק (הבדל מאוד משמעותי) הוא למעשה עובד בתוך העסק של עצמו והדבר מקשה עליו לצמוח ולראות דברים אחרים.



אני רואה את האתגר הזה אצל הרבה עסקים איתם אני נפגש ועובד, יש להם דילמה של 'האם זה נכון לי עכשיו?' 'ואיך בכלל עושים את זה?'

אבל יש להכל פתרון, והוא פשוט יותר ממה שחושבים.



אצל רוב העסקים הקטנים זה הליך שגרתי וגם תקין מ-2 סיבות מרכזיות:


1. בעל העסק לומד 'מלמטה' את כל הפעולות הדרושות לניהול תקין של העסק ומבין את כל המשמעויות לפני שמעסיק עובדים.


2. בעל העסק פותח רזה (דל בהוצאות) ולוקח את רוב משימות העסק עליו ובכך חוסך כסף בחודשי הפתיחה.


חשוב להדגיש שזה לא מתאים לכל אחד לקחת 100% על עצמו. אני מכיר בעלי סטודיו עם 400 ו-500 לקוחות ועם מערכת של יותר מ-35 שיעורים בכל שבוע שמאמנים את כל השיעורים בעצמם. ממש ככה, מבוקר ועד ערב. ואני מכיר גם בעלי סטודיו עם 100 לקוחות ו-20 שעות בשבוע שמעבירים לא יותר מ-4-5 שעות שבועיות במערכת.



זה מאוד משתנה בהתאם לאופי בעל העסק והיכולת שלו להכיל כל כך הרבה. לי זה לא התאים כשפתחתי את הסטודיו הראשון שלי ב-2008 לאימונים אישיים בקבוצה קטנה. הייתי חייב אנשים לצידי גם כשהיו לי 20 לקוחות.


הנה גם תמונה ישנה של שי הצעיר :)



אז איך מתחילים?


הכל מתחיל מהחלטה. החלטה לשחרר. החלטה להכניס אליי לעסק צוות חדש, מאמנים נוספים או אנשי משרד שיוכלו להיחשף למספרים שלי.


בואו נתחיל מהשאלה של: למה בכלל מאמני כושר פותחים עסק?



הסיבה המרכזית בגללה רוב אנשי המקצוע בתחום הכושר פותחים עסק היא הרצון להשפיע ולגעת בכמה שיותר אנשים. כן, להשפיע ולגעת בהרבה יותר אנשים. בניגוד למחשבה של 'אני כאן בגלל הכסף שיש בתחום', כשזה מגיע לעולם הכושר, ההשפעה והשינוי בחייהם של המתאמנים נמצאת בסדר העדיפות העליונה.




איך אני יודע?


כי אני נפגש בכל יום עם אנשי מקצוע או בעלי עסקים בתחום, ונפגשתי בעשור האחרון עם יותר מ-1500 יזמי כושר וספורט, כאשר 90% לפחות הודו בפניי כי זו הסיבה המרכזית בגללה פתחו עסק. היכולת להשפיע על רבים. הסיבה השנייה כמובן הייתה כלכלית והשלישית: מימוש עצמי.


אין זה אומר שבעל העסק אינו רוצה להרוויח. להיפך. לצד ההשפעה הגדולה והמימוש האישי בעל העסק רוצה לתת תוקף להצלחה וההשפעה שלו על ידי רווחים כספיים.


יותר כסף מאפשר לבעל העסק לשדרג את השירות, להגדיל, לחדש, לגוון ובכך להמשיך להשפיע על יותר אנשים. נקודה.





איך עושים זום אאוט ומורידים מעלינו עומס?



בצד המקצועי


מתחילים מבניית אסטרטגיית 'זום אאוט'. לסמן את כל השעות שאנחנו מעוניינים להוריד מעלינו בחודשים הקרובים. לדוגמא: יש לכם מערכת שיעורים עם 25 שעות שבועיות ואתם רוצים להוריד מעצמכם 10 שעות שבועיות כך שתעבירו רק 15 שעות בכל שבוע. כלומר, 10 שעות שבועיות צריכות להיות מאוישות על ידי מדריכים אחרים.




במקרה הזה אנחנו פועלים ב-2 שלבים


1. בשלב ראשון מחפשים מדריכים שיכולים להתאים מבחינת אופי השיעורים והשעות למשבצות הזמן שהגדרנו. דואגים שיגיעו לאימונים פיזיים כדי שיחוו את האווירה ויספגו את האנרגיות. מבצעים להם הכשרה וקליטה מתאימה שכוללת את כל נקודות ההתייחסות שהם הרבה מעבר לאימון עצמו.




2. בשלב השני עושים זום אאוט הדרגתי חודשי של 10%.


מה הכוונה?


בשביל לא לעורר את כעסם של הלקוחות שהגיעו בגלל אותו בעל או בעלת העסק, עלינו להפחית בכל חודש 10% מסך השיעורים. כלומר, במקרה הספציפי הזה אנו מפחיתים בין 2 ל-3 שיעורים (2.5 ליתר דיוק). למה 10%? כי שם פחות או יותר גיליתי לאורך השנים שנמצאת נקודת 'אין כעס' של הלקוחות.


מ-25 שיעורים לדוגמא אם תפחיתו ל-22 שעות בחודש שלאחר מכן ותאיישו 3 שיעורים על ידי מדריך אחר, הלקוחות יקבלו את זה בהבנה. בחודש לאחר מכן מפחיתים עוד 2 שיעורים כך במשך 4 חודשים ועד הגעה ליעד של הפחתת 10 שעות.


ניתן גם להוריד עומס על ידי הפחתה של 5 או 10 שעות במכה אחת, אבל יהיה לזה מחיר. מחיר של לקוחות כועסים ואף אפשרות עזיבה של לקוחות. לכן, האסטרטגיה ההדרגתית תהיה עדיפה יותר.


בצד המקצועי כתבתי על זה מדריך מפורט עם 15 כללים איך לקלוט צוות מאמנים אלינו לעסק ממש כאן



בצד האדמיניסטרטיבי


איך להוריד מעלינו את כל העומסים הקשורים בניהול העסק?


כותבים רשימה של כל הדברים שלוקחים לנו זמן, אקשן אייטמס שחוזרים על עצמם, הדברים המעצבנים שיש לעשות בעסק, הדברים בהם אנחנו לא טובים או לא מבינים ומייצרים לזה פתרונות.


פתרונות אוטומטיים או כוח אדם?


כמעט כל פעולה טכנית בעסק יכולה להיעשות על ידי אוטומציה (רובוט) וכמובן גם על ידי בן אדם. קחו את הפעולות שלא מצריכות 'מענה אנושי' (תזכורות / חיובים / חבר מביא חבר /רישום לשיעורים /הקפאות, ברכת יומולדת, ניהול רשימות המתנה וכו'...) ודאגו שהכל יפעל אוטומטית על בסיס מערכת הניהול. פעולות שמערכת הניהול תעשה על פי ההגדרות שלכם.


אין לכם מערכת ניהול לקוחות? רוצו עכשיו והתחברו לאחת כזו! ממליץ על כך כבר מהלקוח הראשון. אל תגידו: 'כשיהיה לי יותר לקוחות אקח מערכת ניהול לקוחות', זה לא יקרה, כי כל היום תתעסקו בלנהל לקוחות דרך הווטסאפ, הטלפון והאקסל.




בואו נמשיך


עכשיו קחו את כל יתרת המשימות שאין להם אוטומציה או שיש כזו אבל דורשת מענה או טיפול אנושי וכתבו תיאור תפקיד. תיאור תפקיד ל-מכירות / שירות לקוחות / אדמיניסטרציה וכו....


בעסק גדול עם מאות לקוחות ככל הנראה תצטרכו אדם אחד או יותר לכל אחד מהתפקידים, אבל בעסקים קטנים יותר ייתכן אף שאדם אחד יוכל לעשות את כל אלו יחד.


אם אתם רוצים דוגמא לאיך אמור להיראות תיאור תפקיד - לחצו כאן ואשלח לכם.




אחרי שכתבתם תיאור תפקיד מדויק, נסו להעריך את כמות השעות הדרושות לקיום התפקיד (על פי ניסיונכם האישי) ובהתאם תייצרו משרה ששמה הוא לדוגמא: ניהול משרד

כאשר התפקיד כולל X שעות עבודה ביום, בשכר שעתי של X ש"ח לשעה ובמסגרת התפקיד יש לעשות את A,B,C ו-D בכל יום (על פי נהלי העבודה שלכם).



את עלות העובד (יחד עם עלויות מעביד) יש לחשב כחלק מהוצאות העסק בדיוק כמו כל הוצאה אחרת וזה צריך לשבת על התכנית העסקית שלכם.


טיפ הצלחה לסיום


תמיד נסו לשאול את עצמכם ברגע שאתם מייצרים תפקיד חדש למישהו שיוריד מכם 20 שעות בשבוע לדוגמא: מה אני יכול לעשות לעסק אם היו לי 20 שעות נוספות?


התשובות כבר ייתנו לכם את ה-GPS לאיך אתם ממנפים את הזמן שקיבלתם כדי לעבוד על העסק ולא רק בתוכו.


בהצלחה!



יש לכם שאלה? צריכים עזרה עם העסק שלכם?



להצטרפות לקבוצה הסגורה של פורום עסקים בכושר בה תכירו


קהילת יזמים ועסקים בכושר - בפייסבוק


קהילת עסקים בתחום הכושר והספורט - קבוצה סגורה בווטסאפ