כללים לניהול קבוצת ווטסאפ של לקוחות ומתאמנים בענף הכושר

צ'אטים קבוצתיים בוואטסאפ הם תכונה נפוצה עבור משתמשי וואטסאפ שרוצים לרדת יחד במשקל, לשמור על המוטיבציה, לנהל את צוות העובדים שלנו או לדרבן את הלקוחות לשמור על אורח חיים בריא לצד עדכונים. עולם הכושר וקבוצות בווטסאפ יחד כבר ממזמן, אך יש שאלות רבות ותשובות שעליהן צריך לענות רגע לפני שקופצים לפתוח 'עוד קבוצה' למתאמנים שלנו. קבוצה סגורה או פתוחה? מתי לתת מענה ללקוחות? לשלב פרסומות? עדכונים? כל מה שרציתם לדעת בכתבה הבאה.

קבוצה פתוחה או קבוצה שקטה

אחת הדילמות העיקריות היא האם לאפשר לאנשים לשאול שאלות ולהיות חלק מהדיונים בקבוצה או שמא רק לצפות בתכנים ללא היכולת להגיב?

קבוצה שקטה

בואו ניקח לדוגמא מועדון כושר או קאנטרי קלאב המונה מאות ואף אלפי לקוחות.

במקרה הזה קבוצה סגורה ושקטה לעדכונים היא האפשרות הטובה ביותר מ-2 סיבות עיקריות:

1. מספר האנשים המקסימאלי בקבוצה אחת נכון לדצמבר 2023 הוא 1024 אנשים. מה שזה אומר במילים פשוטות: שיהיה צורך לפתוח יותר מקבוצה אחת במידה וכמות הלקוחות שלכם עולה על 1024. כמות כזו של אנשים ואולי גם מספר קבוצות תהיה חייבת להיות עם קבוצה סגורה בלבד.

2. קשקשת ברשת - בהמשך לנכתב. ככל שיש יותר אנשים (לדוגמא 3 קבוצות עם מעל ל- 1024 משתתפים כל אחת) ישנו סיכוי גדול שבכל זמן נתון תהיה קשקשת ברשת. הרבה שאלות, דיונים ולעתים גם לקוחות מתלוננים שמלהיטים את הרוחות בקרב שאר הלקוחות בקבוצה. במהלך תקופת הסגרים בקורונה ניהלתי 8 קבוצות חמ"ל לעסקים בתחום הכושר במקביל עם מאות אנשים בממוצע כל אחת, ותאמינו לי שזה ה-ר-ב-ה עבודה!

קבוצה פתוחה: הגדירו את הנהלים

במידה ומדובר בעסק בוטיק / סטודיו לאימונים, קבוצת כושר אאוטדור, מאמן כושר אישי שסך הלקוחות עומד על עשרות בודדות או לכל היותר כמה מאות לקוחות ניתן לפתוח קבוצות ווטסאפ שאינן שקטות, אך בשביל שזה יצליח, חייבים לנהל ולהגדיר אותן היטב.

הגדרת נהלי קבוצה: 4 אופציות עיקריות

בכדי שהאנשים שיגיעו לקבוצה יידעו את הנהלים וגם יאשרו אותם,

יש 4 אופציות עיקריות:

1. לכתוב את התקנון על גבי תמונה / קובץ ולהעלותה כתמונת קאבר של הקבוצה. סיכוי גדול כי כל מי שנכנס לקבוצה יראה את התקנון.

2. לנעוץ את התקנון בראש הקבוצה כך שכל מי שנכנס לקבוצה לא יוכל לפספס את זה (זוהי הגדרה יחסית חדשה).

3. להעביר אותם דרך דף נחיתה / אתר ייעודי בו קוראים בקצרה במה עוסקת הקבוצה יחד עם שאלון היכרות קצר שלאחר מילוי הפרטים מקבלים הפניית לינק לקבוצה. זו אפשרות טובה שגם מסננת אנשים לא רלוונטיים.

4. לשלוח לינק לאנשים להצטרפות אבל דאגו לשנות בהגדרות שישנו צורך של אישור מנהל בשביל להצטרף לקבוצה. נסחו הודעה שאותה תשלחו בכל פעם כשיש בקשת הצטרפות לקבוצה לאדם המבקש להצטרף עם נהלי הקבוצה ואז לאחר מכן צרפו אותו

הגדרת מטרת הקבוצה

לא משנה אם בחרתם בקבוצה פתוחה או קבוצה שקטה, שאלו את עצמכם:

מה מטרת הקבוצה?

מה חשוב לי להעביר ללקוחות שלי?

קבוצת פרסומות? עדכונים? ערך? טיפים? עצות?

איזו קבוצה תהיה הטובה ביותר עבור העסק שלי?

יש 3 סוגי קבוצות עיקריות:

1. קבוצת פרסומות - אם הקבוצה נפתחה אך במטרה להעביר פרסומות של העסק בדבר שירותים או מוצרים חדשים, הרי שתעצבנו את הלקוחות הרבה יותר מאשר תעשו להם טוב. במקרה הטוב הם ישתיקו את הקבוצה, במקרה הפחות טוב הם פשוט לא יישארו. מבחינתי זוהי קבוצה קרה שעושה יותר נזק מאשר תועלת למותג.

2. קבוצת עדכונים - זוהי קבוצה שמטרתה לתת עדכוני מועדון / סטודיו שלא קשורים למכירת מוצרים או שירותים חדשים. מטרת הקבוצה היא לעדכן על שיעורים חדשים שהתווספו, מדריכים חדשים שהצטרפו, שעות פעילות שעודכנו, נהלי מקום שהשתנו. מפעם לפעם גם ניתן לשלב פרסומת אבל במינון נמוך (1 ל-7 עדכונים או אם תרצו: אחת לחודש לערך). קבוצת עדכונים היא קבוצה יעילה ששומרת על רמת קשר עם לקוחות אבל קשר טכני בלבד.

3. קבוצת טיפים ועדכונים - זו כבר קבוצה שמשלבת בתוכה תוכן בעל ערך ועניין כמו למשל טיפ יומי / שבועי בנושא תזונתי, עצות לשמירה על המשקל, התמונה שעשתה את השבוע, מתכון בריא וכו'...זוהי קבוצה שתשלב בתוכה במקביל לטיפים השבועיים גם עדכונים בנוגע לעסק בדומה לקבוצת העדכונים מעלה. במידה והקבוצה נשארת שקטה, הקבוצה תהיה ללא ספק קבוצה שאנשים ירצו להיות בה כדי ללמוד ולהתעדכן.

במידה והקבוצה תהיה פתוחה לתגובות, זוהי ללא ספק קבוצה שתזמן אליה שאלות ודיונים. זוהי הקבוצה המועדפת עליי והנכונה ביותר לעסקים בתחום הכושר. משלבת בתוכה תוכן מקצועי, משדרת אמינות, מדברת בגובה העיניים וכשצריך גם מעדכנת על חידושים ושינויים.

בניית אסטרטגיית תוכן לקבוצה שבחרנו

אחרי שהגדרנו את סוג הקבוצה ומטרתה, עכשיו זה הזמן להגדיר את אסטרטגיית התוכן שלה. אם בחרתם לפתוח קבוצת פרסומות או עדכונים בלבד, הרי שלא תצטרכו לבנות אסטרטגיית תוכן. אתם פשוט מעדכנים ומפרסמים כשיש משהו חדש. בניית אסטרטגיית תוכן לקבוצת ווטסאפ לעסקים ויזמים בתחום הכושר מתייחסת לתכנון, פיתוח, וניהול התוכן הכתוב.

3 דברים חשובים לפני שפותחים קבוצה

1. מי קהל היעד? אתם וודאי יודעים ומכירים את הקהל שלכם. לדוגמא: נשים בנות 20 עד 50 שגרות ברעננה ומתאמנות אצלכם במועדון בממוצע 2 אימונים בשבוע.

2. מה הקהל שלי צריך? מוטיבציה? כוח רצון? דרבון? טיפים קלילים על כושר ותזונה? איך לא לוותר לעצמי כשלא בא לי להתאמן? פשוט רשמו את כל 'הבעיות' של הלקוחות שלכם ומזה תייצרו פוסטים, טיפים וסרטוני וידאו.

3. תדירות העדכונים בקבוצה - יש קבוצות שמייצרות שייח שבועי ללא כל התערבות מצד מנהל הקבוצה. האחד שואל בנוגע לאכילה לפני אימון, והאחר משיב לו בנושא. האחת שואלת לגבי המלצה על שיעורי היוגה אצלכם בסטודיו והאחת ממליצה בחום על גלית של יום שלישי ב-19:00 בערב.

אבל יחד עם זאת, אני ממליץ בחום לתת טיפים במתכונת חד / דו שבועית, כתבה, שיתוף פוסט או סרטון וידאו וכמובן לתת את משנתכם ועצתכם המקצועית איפה שאתם מרגישים שאתם יכולים להוסיף, לתקן וגם לסתור במידת הצורך בצורה נעימה ומכבדת (במקרה שלקוח אחר דיבר שטויות בכל הנוגע לתזונה לפני אימון).

חשוב לשמור על עקביות בניהול הקבוצה, במעורבות שלכם, בעדכונים ובטיפים שלכם על מנת שתמיד תוסיפו ערך ללקוחות שלכם, תייצרו קשר אינטימי ומקרב יותר.

איך לנהל קבוצה פתוחה מבלי

שתגרום לנו להתעסק בה כל היום?

קבוצות פעילות, מייצרות שייח ודיונים אבל במקביל גם גוזלות זמן ומעסיקות. 2 אפשרויות מצוינות למי שאין ביכולתו לתת מענה מיידי בקבוצות או מטרידות אותו לאורך היום.

1. זמנים מוגדרים למענה- כאן לדוגמא ניתן לקבוע כי מענה לשאלות מקצועיות יינתנו בכל יום בין 21:00 ל-22:00. כך שגם עם לקוחות שאלו שאלה המופנית אליכם מנהלי הקבוצה בשעה 14:00 בצהריים, אין זה אומר שאתם חייבים להשיב כמה שיותר מהר. ניתן להשיב משהו כמו: "אתפנה בשעות הקרובות / לקראת ערב ואגיב בצורה מעמיקה". בצורה שכזו אתם אומרים 'לא' להתעסקות המידית (שזו משימה קשה בפני עצמה) ונותנים את המענה בזמנכם.

2. הגדרת יום ושעה מדוייקים לשאלות ותשובות - האפשרות הזה כבר נעשית בקבוצות פייסבוק סגורות או בלייבים באינסטגרם, כך שאפשר להפעילה באותה המתכונת גם בווטסאפ.

מחליטים לדודגמא כי בכל יום שני וחמישי בשעה 20:00 עד 21:00 עולים למענה ותשובות. מעצבים מודעה, מנסחים טקסט ודואגים שכולם יידעו.

ניתן לאסוף תשובות (אפילו בפרטי) לאורך השבוע ולתת את המענה במועדים שנקבעו, יחד עם שאלות שיגיעו בזמן אמת תוך כדי "השידור".

האפשרות הזו מיושמת היטב עם קבוצות של תכניות פרימיום ספציפיות של 6 או 8 שבועות כאשר בכל שבוע ניתן לעלות את דיאטנית הבית לשאלות ותשובות, את מנטור התכנית / מנהל התכנית / מאמן הכושר וכדומה.

בשורה התחתונה

כעסקים בתחום הכושר (חדר כושר / סטודיו / קאנטרי / קבוצת אאוטדור / מאמן כושר) אנו מחוייבים לשמור על מערכת יחסים טובה וקרובה עם הלקוחות. לכולם יש ווטסאפ בכיס, אז למה לשלוח להם רק ניוזלטר קר במייל? למה לשלוח עדכון בהודעת 'פוש' באפליקציה שגם ככה מגיעה רק ל-50 אחוז מהלקוחות? פתחו קבוצת ווטסאפ, הגדירו ודייקו אותה היטב לקהל שלכם.

יש לכם שאלה? צריכים עזרה עם העסק שלכם?

להצטרפות לקבוצת ווטסאפ סגורה 'פורום עסקים בכושר' לעסקים בתחום הכושר והספורט